L’archivio storico conserva documenti e libri catalogati e classificati secondo un criterio cronologico tematico tale da facilitare la ricerca da parte dell’utente.
Oltre alla parte amministrativa comunale, il patrimonio archivistico comprende anche alcune donazioni e lasciti privati e il fondo del vecchio ospedale della Beata Vergine. I documenti spaziano dal periodo balivale all’età moderna.

• L’archivista collabora con altre istituzioni culturali presenti nel comune (il Museo d’arte e gli istituti dell’Accademia dell’architettura: Archivio del moderno e Laboratorio di Storia delle Alpi)
• Risponde alle richieste di istituti e ricercatori esteri promuovendo la conoscenza del patrimonio che avviene pure con la collaborazione a pubblicazioni e/o ad esposizioni di carattere storico.

Inoltre, l’archivista Stefania Bianchi ha curato per diversi anni l’allestimento di mostre locali e tematiche presso Casa Croci, oggi ribattezzata “Museo del Trasparente”.

(Per una conoscenza più dettagliata si rimanda a S. Bianchi,  L’archivio storico comunale in Storia di Mendrisio, vol. III, a cura di F. Medici, Mendrisio 2006).

Libri, documenti e fonti di carattere iconografico sono raccolti in più fondi, a seconda della loro provenienza, distinti per:

• genere (pergamena, stampa, documento cartaceo originale, registro, cartolina, fotografia)
• periodo storico (per l’età moderna ogni oggetto è schedato individualmente),
• argomento (ogni tema ha un numero di riferimento specifico.

Per i testi editi si è fatto capo alla classificazione decimale universale e, in grandi linee, alle regole di catalogazione adottate dalle biblioteche cantonali e scolastiche.

I libri e i documenti particolarmente preziosi in deperimento sono fatti pulire e restaurare.

Gli utenti che lo richiedono sono aiutati nella lettura (ad esempio per i documenti in latino) e nell’interpretazione delle fonti (unità di misura «premetriche»,  criteri di estimo e così via).

Per esposizioni: l’archivio collabora con il Museo d’arte di Mendrisio nell’allestimento di esposizioni presso Casa Croci. Entrambe le istituzioni propongono le immagini e i testi più rappresentativi per la storia di Mendrisio e del suo territorio.
La collaborazione si estende anche a mostre che si tengono nel cantone o all’estero, mediante il prestito di documenti e d’immagini, o di loro copie.

Per ricerca e per pubblicazione di saggi: la collaborazione comprende la partecipazione ad attività di altre istituzioni presenti nel comune e che fanno capo all’Accademia di architettura; occasionalmente anche alle manifestazioni promosse dall’ente del turismo. Inoltre implica lo scambio di informazioni con altri archivi, biblioteche e sovrintendenze ai beni culturali, anche della vicina Repubblica italiana. La collaborazione riguarda anche le fonti iconografiche dell’archivio che sono riprodotte sia nelle riviste che si occupano di storia (AST, Bollettino, Histoire des Alpes, ecc..), sia in saggi di carattere scientifico e in opere di divulgazione.

Soprattutto attraverso la posta elettronica giungono richieste relative a temi di ogni genere, ma in particolare di carattere biografico che implicano una ricerca bibliografica e la consultazione dei registri della popolazione. Se necessario è fatta copia dell’atto e spedita all’interessato.